Rekisteriseloste

Nimi
Itella Oyj, joka toimii rekisterinpitäjänä myös tytäryhtiöiden puolesta.
Y-tunnus 1531864-4

Yhteystiedot
PL 802, 00011 ITELLA, 020 451 5200

Käyntiosoite
Postintaival 7 A, 00230 HELSINKI

Nimi
Heikki Junnila

Yhteystiedot
Itella Oyj
Henkilö- ja työaikatietojen hallinta
PL 802, 00011 ITELLA
Puhelin 020 451 4241

Itella Oyj:n sähköinen rekrytointitietojärjestelmä

Henkilötietojen pääasiallisena käyttötarkoituksena on toimia Itella-konsernin (jäljempänä Itella) rekrytointitietojärjestelmänä. Rekisteri sisältää henkilötietoja Itella rekrytointijärjestelmään kirjautuneista (sisäiset hakijat) ja rekisteröityneistä (ulkoiset hakijat) luonnollisista henkilöistä.

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

• Ilmoittaa työnhakijoille Itellan avoinna olevista työpaikoista.
• Ottaa työnantajana vastaan työpaikkahakemuksia avoimiin tehtäviin.
• Hakea hakijatietokannasta sopivia henkilöitä ehdokkaaksi avoimiin tehtäviin.
• Asioida työnhakijoiden kanssa, lähettämällä tietoja hakuvaiheista ja pyytämällä tarvittaessa täydentäviä tietoja hakijoilta.
• Koota työnhakijoiden ilmoittamista tiedoista yhteenvetoja päätöksen tekemistä varten.
• Valinnan jälkeen tehtävään tulleet hakemukset siirretään arkistoon, jossa niitä säilytetään 2 vuotta hakuprosessin päättymisestä.

Rekisteröityneellä henkilöllä on oikeus lukita profiilinsa, jolloin henkilön tiedot eivät ole rekrytoinnin käytettävissä.

Itellan rekrytointitietojärjestelmä sisältää seuraavat tiedot:

• Etunimi ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Sukupuoli
• Syntymäaika
• Puhelinnumerot (koti, työ, matka)
• Lähiosoite, maa, alue, paikkakunta, postinumero
• Työkokemustiedot
• Koulutustiedot
• Hakijan pätevyyttä koskevat tiedot (ajokortti, kielitaito, asevelvollisuus, Postikokemus)
• Liitetiedostot (esim. cv, kuva)
• Hakijan toivomukset halutusta työstä
• Kirjeenvaihtokieli
• Vapaamuotoinen hakemusteksti ja lisätiedot
• Rekrytointiprosessiin etenemiseen ja valintaan liittyvät tiedot
• Itellan sisäisten työnhakijoiden osalta yrityksen työntekijään liittyvät tiedot: Itellan henkilönumero, etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, osoitetiedot, puhelinnumerot (työ, koti) sekä uudelleen sijoitukseen liittyvät tiedot

Hakijalla on kirjautumisen kautta mahdollisuus nähdä, muuttaa ja poistaa itse antamiaan tietoja. Sisäinen hakija ei voi muuttaa henkilö-, osoite- ja tietoliikennetietojaan järjestelmässä.

• Työnhakijaa koskevat tiedot ovat hänen itsensä ilmoittamia. Hakija saa järjestelmään käyttäjätunnuksen ja salasanan, joiden avulla hän voi itse täydentää hakemustaan ja ylläpitää hakijatietojaan.
• Rekrytointiprosessia, haastatteluja, arviointeja ja valintaa koskevat tiedot vie järjestelmään Postin palveluksessa oleva henkilöstöhallinnon asiantuntija (rekrytoija) tai esimies
• Itellan sisäisten työnhakijoiden osalta yrityksen työntekijään liittyvät tiedot siirtyvät Itellan henkilötietojärjestelmästä.

Tietojen luovuttamisessa noudatetaan lakeja ja asetuksia sekä viranomaisten antamia ohjeita.

Rekisteröityjen hakijoiden tiedoista tehdään hakijayhteenvetoja, joita käytetään rekrytointiin liittyvään päätöksentekoon.

Tietoja ei luovuteta Itella-konsernin ulkopuolelle.

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalisesti toimitetuista hakemuksista viedään järjestelmään henkilötiedot.

B. ATK:lle talletetut tiedot

Rekrytointitietojärjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa ja sähköpostiosoitetta sekä työnhakijalta että Itellan järjestelmää käyttävältä työntekijältä.

Tietojen suojauksessa noudatetaan Itella-konsernin tietoturvaperiaatteita.

Henkilöllä on Henkilötietolain 26§ mukaisesti oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekrytointitietojärjestelmään on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa.